Livro de Ponto: A Chave para a Segurança Jurídica da Sua Empresa

1. O que é o Livro de Ponto e Qual Sua Importância?

O livro de ponto é uma ferramenta essencial para o registro da jornada de trabalho dos funcionários. Nele, são anotados os horários de entrada, saída, intervalos e eventuais horas extras realizadas. Esse controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, dependendo da estrutura da empresa.

Sua importância vai além do simples registro: ele protege tanto o empregador quanto o empregado, funcionando como uma documentação fundamental em eventuais disputas trabalhistas. O livro de ponto também auxilia na organização da gestão de pessoas, promovendo transparência e alinhamento com a legislação trabalhista vigente.

2. Quando o Livro de Ponto é Obrigatório?

De acordo com o artigo 74, §2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 empregados. No entanto, mesmo para empresas menores, é altamente recomendável manter algum tipo de registro da jornada de trabalho. Essa prática não apenas contribui para uma gestão mais eficiente, mas também funciona como uma medida preventiva contra eventuais litígios.

3. Por Que Devo Me Preocupar com Isso?

Empresários que negligenciam o controle da jornada de trabalho estão expostos a riscos jurídicos consideráveis. A falta de registros pode resultar em:

• Condenações trabalhistas, obrigando o pagamento de horas extras não comprovadas;
• Multas administrativas por descumprimento de normas trabalhistas;
• Dificuldade em planejar a gestão de pessoas, com prejuízos para a produtividade.

Exemplo prático: Imagine uma pequena empresa com 15 funcionários. Um ex-colaborador entra com uma ação alegando que fazia horas extras diariamente. Sem um registro de ponto, mesmo não sendo obrigatório, a empresa terá mais dificuldade em se defender, dependendo apenas de provas testemunhais.

4. O Ônus da Prova e a Importância do Livro de Ponto

No contexto das relações de trabalho, a legislação impõe que, em caso de disputas judiciais sobre horas trabalhadas, a responsabilidade de apresentar provas recai, em regra, sobre o empregador, quando este é obrigado a manter o controle de ponto, conforme o artigo 818 da CLT, combinado com o artigo 373, inciso II, do Código de Processo Civil (CPC).

Contudo, para empresas com menos de 20 empregados, a jurisprudência, incluindo decisões do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (processo 1000035-82.2021.5.02.0047), estabelece que o ônus da prova da jornada de trabalho é do reclamante, uma vez que o empregador não está legalmente obrigado a manter registros de ponto. Essa interpretação está alinhada com o artigo 74, §2º da CLT e com a Súmula 338 do TST.
                    Apesar de o ônus da prova recair sobre o reclamante em casos envolvendo empresas com menos de 20 empregados, isso não elimina o risco de interpretações divergentes por parte da Justiça do Trabalho.

 Por exemplo, imagine uma pequena loja com 12 funcionários onde um ex-colaborador entra com uma ação alegando que fazia horas extras diárias sem receber. Mesmo que o ônus da prova seja do empregado, o juiz pode considerar testemunhos e outros indícios que favoreçam a versão do reclamante. Se a empresa tivesse registros de ponto, poderia encerrar rapidamente a disputa, demonstrando de forma objetiva a jornada cumprida. Por isso, manter registros de ponto, mesmo sem a obrigatoriedade legal, continua sendo uma estratégia preventiva eficiente para reduzir riscos e fortalecer a defesa em eventuais litígios.

5. Empresas com Menos de 20 Funcionários: Vale a Pena Manter o Livro de Ponto?

Mesmo não sendo legalmente obrigatório, é altamente aconselhável que empresas com menos de 20 funcionários mantenham o controle de ponto. Veja por quê:

• Gestão de Riscos: Embora o ônus da prova seja do reclamante, o juiz pode considerar outros indícios, como depoimentos de testemunhas, que podem prejudicar a defesa do empregador.
• Prevenção de Conflitos: O registro da jornada contribui para evitar discussões internas sobre horas extras, atrasos e faltas.
• Facilidade em Litígios: Ter registros organizados pode antecipar a resolução de uma disputa, reduzindo tempo e custos envolvidos em processos judiciais.
• Gestão Operacional: O controle também é útil para acompanhar a produtividade e planejar escalas de trabalho de forma mais eficiente.

Exemplo prático: Uma pequena clínica odontológica com 10 funcionários enfrenta uma ação trabalhista em que um ex-colaborador alega ter sido demitido por justa causa de forma indevida, sob a acusação de faltas injustificadas. O ex-funcionário afirma que suas ausências estavam devidamente justificadas com atestados médicos, enquanto a clínica sustenta que ele faltou sem apresentar qualquer justificativa formal. Sem um controle de ponto adequado, a empresa encontra dificuldades para comprovar a frequência real do empregado. Se houvesse registros organizados, seria possível demonstrar claramente o histórico de faltas e presenças, facilitando a defesa e comprovando a legitimidade da demissão.

Assim, o controle de ponto não é apenas uma questão legal, mas também uma boa prática de gestão empresarial e de segurança jurídica.

Um Pequeno Custo que Evita Grandes Problemas

O controle de ponto não é apenas uma formalidade legal; é uma ferramenta de gestão estratégica que oferece segurança jurídica ao empresário. Empresas que mantêm registros precisos da jornada de trabalho estão mais bem preparadas para lidar com questões trabalhistas, além de promoverem uma gestão de pessoas mais eficiente e transparente.

Portanto, mesmo que sua empresa não seja legalmente obrigada a manter o controle de ponto, adotar essa prática é uma decisão inteligente que pode evitar problemas futuros e fortalecer a gestão do seu negócio. Afinal, um pequeno esforço preventivo hoje pode significar uma grande economia de tempo, recursos e tranquilidade amanhã.

Alonso Negrão Moreira
OAB/SP 471.657
Negrão & Colletti Advocacia